Mantenerte al tanto del desorden del correo electrónico te ayuda a ser más productivo
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La moda del desorden ha llegado con fuerza a las pertenencias físicas, pero ha hecho menos incursiones en la esfera digital. Sin embargo, sospecho que a todos nos vendría bien un poco de ayuda a la hora de limpiar las bandejas de entrada de los correos electrónicos, donde es demasiado fácil almacenar mensajes superfluos durante años.
Te reto a que adoptes un nuevo enfoque del correo electrónico. Pasa a la ofensiva, en lugar de a la defensiva, y eso hará que toda tu jornada laboral sea más productiva. Aquí tienes algunos consejos para purgar esa bandeja de entrada y evitar que se vuelva a acumular.
Tabla de contenidos
1. Borra todos los días.
Dedica 5 ó 10 minutos a borrar correos electrónicos, o pon una canción favorita y borra durante el tiempo que suene. Asegúrate de que borras más de los que sueles recibir en un día para que, con el tiempo, salgas adelante.
2. Anula la suscripción constantemente.
Tómate 15 segundos para darte de baja cada vez que recibas un boletín o un correo promocional que no quieras. Puedes buscar la palabra «cancelar la suscripción» en tu bandeja de entrada para eliminarlos todos juntos.
3. Borra todo.
Yo hice esto una vez después de leer el libro de Daniel Levitin La Mente Organizada y fue inmensamente satisfactorio: seleccionar todo y destrozar todo el contenido de mi bandeja de entrada. Por supuesto, esto depende de las circunstancias de cada uno, pero no es tan imposible como podrías pensar. También puedes eliminar todo lo que tenga más de 7 años, o mover los correos de años anteriores a una carpeta separada para mantenerlos fuera de tu bandeja de entrada.
4. Utiliza la regla de «tocar una vez».
La idea es que, para maximizar la eficiencia, sólo toques un correo electrónico una vez. Es decir, que tomes una decisión sobre él inmediatamente, ya sea para eliminarlo, archivarlo, reenviarlo o responderlo. No pospongas lo que se puede tratar de inmediato. Dicho esto…
5. Revisa el correo electrónico en un horario.
Se recomienda a última hora de la mañana y/o de la tarde, ya que te da tiempo a ser productivo antes de perderte en una cadena de correos electrónicos. Establece un límite de tiempo. Desactiva las notificaciones para no distraerte con los mensajes entrantes.
6. No utilices el correo electrónico en tu teléfono.
Puede darte una sensación de supereficacia el poder consultar el correo electrónico en cualquier momento y lugar, pero los teléfonos inteligentes no son del todo prácticos para manejar el correo electrónico. La pantalla es pequeña, propensa a cometer errores tipográficos, y es difícil mover los mensajes entre carpetas. Deja esa tarea para un ordenador de trabajo normal.
7. ¿Puedes llamar en su lugar?
Tanta gente está inundada de correos electrónicos hoy en día, que puede ser mejor llamar directamente a alguien cuando tengas una simple pregunta o petición. Así ninguno de los dos tendrá que borrar un correo electrónico adicional en algún momento.
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