Las agendas de papel sólo son eficaces si las utilizas de forma adecuada y regular. Aquí tienes algunas formas de ponerte en marcha, si todavía no eres un adicto.
Tal vez te hayas propuesto en Año Nuevo ser más organizado. Las agendas de papel son una forma anticuada, pero eficaz, de estar al tanto de todo lo que hay que hacer, ya que proporcionan un potente diseño visual y espacio para apuntar notas, listas de tareas e ideas. El único problema es que ningún planificador te ayudará a organizarte si no lo utilizas. Establecer esa rutina es importante y merece la pena el esfuerzo. Aquí tienes algunos consejos para empezar a utilizar un planificador.
Tabla de contenidos
1. Ten una sesión de planificación diaria regular
Tómate 5 ó 10 minutos cada noche para repasar tus tareas del día siguiente. Eso refresca en tu mente lo que hay que hacer, haciendo menos probable que te olvides de las citas, etc. La experta en organización y bloguera Jen de Pretty Neat Living hace una buena observación al describirlo como una importante descarga cerebral:
«Solía tener problemas para conciliar el sueño hasta que empecé esta práctica nocturna hace unos años. Ya no tengo pensamientos acelerados en mi mente sobre las tareas del día siguiente, ya que las tengo todas bien ordenadas».
2. Tener una sesión de planificación semanal regular
Al principio de la semana, por ejemplo el domingo por la noche (o lo que mejor te venga), dedica unos minutos a repasar los planes de la semana que tienes por delante. Esta es tu oportunidad para planificar tareas más amplias que no pueden ser vinculadas a un día concreto, es decir, ponerte al día con un amigo, enviar notas de agradecimiento, terminar esa pila de plancha, desherbar el jardín. También puedes transferir cualquier información que haya entrado en tu teléfono durante la semana.
3. Utiliza la sección mensual
Todas las agendas tienen una sección mensual. Yo prefiero los diseños que lo colocan al principio de cada mes, aunque algunos planificadores colocan todas las separaciones mensuales al principio del libro. Aquí es donde debes anotar todas las cosas que no van a cambiar: cumpleaños, aniversarios, vacaciones, fechas de vencimiento de las facturas, etc.
4. Utiliza un único planificador para todo
Lo más fácil es tenerlo todo en un solo lugar, para no tener que consultar varias agendas o calendarios. Intenta codificar por colores las tareas profesionales y las personales para separarlas mejor, por ejemplo con un bolígrafo rojo todo lo relacionado con el trabajo. Esto es más fácil de hacer con una agenda de papel.
5. Haz que tus pasos sean concretos
Escribe con frases completas (¡con verbos!) para aclarar lo que tienes que hacer. Por ejemplo, es más probable que abordes rápidamente «Llamar a María sobre la receta» que si sólo escribes «María».
Compruébala con frecuencia y déjala en algún lugar visible cuando estés en casa, en un escritorio o en una mesa, lista para usarla. No lo guardes en una estantería porque se te olvidará. Mételo en el bolso cuando salgas de casa, igual que llevas la cartera y el teléfono.
7. Utiliza un pasaporte pequeño o una agenda de tamaño normal
Cuanto más pequeña y compacta sea tu agenda, más ganas tendrás de llevarla y utilizarla. Siendo realistas, necesitas algo que pueda caber en un bolso o mochila. Las agendas de escritorio grandes y pesadas están bien, pero no son tan prácticas, a menos que lleves un registro de todo en tu teléfono y lo transfieras después a tu agenda, pero eso es un paso adicional. Por otro lado, elige una agenda que te llame la atención -algo colorido y decorativo- porque eso te ayudará a recordarla y hará que quieras usarla.
8. No te estreses por llenarla
A veces la aparición de un espacio vacío hace que la gente piense que tiene que llenarlo. No vayas por ahí porque te quemarás y perderás el interés por tu agenda. Más bien, deja que tu agenda refleje tu vida en un momento determinado. Algunas semanas estarán repletas; otras, vacías en comparación.
Tendrás que descubrir tu propio estilo, si te gusta apuntarlo todo como una especie de volcado de ideas, o si prefieres quedarte sólo con las cosas relevantes de la agenda. A algunas personas les gustan los diseños con calendarios a la izquierda y papel rayado/gráfico a la derecha, lo que permite tomar notas. También puedes conseguir un cuaderno delgado que se desliza en la parte posterior de la agenda para anotar cosas que no caben en determinados días.
El cielo es el límite cuando se trata de descubrir tu estilo de agenda personal, y ahora es el mejor momento para empezar.